Dell‘informativa sulla privacy si è parlato tanto da quando è diventato applicabile il Regolamento UE 679/2019, meglio conosciuto come GDPR. Ed a ragione!
Infatti, il GDPR ha previsto una struttura dell’informativa abbastanza diversa da quella del precedente codice della privacy.
Tuttavia, si è discusso molto meno del modo in cui le informazioni vanno comunicate agli interessati. Ed è questo il punto su cui ci concentreremo in questo post.
Informativa privacy: requisiti previsti
Il GDPR prevede alcune informazioni da dare agli interessati. E richiede che siano concise, facilmente comprensibili ed accessibili ed espresse con un linguaggio semplice e chiaro.
Si tratta di requisiti per garantire la trasparenza e il diritto degli interessati di comprendere bene perché ed in che modo e da chi verranno usati i loro dati.
Sebbene una buona parte delle informative mostrino dei contenuti aggiornati, sono ancora poche quelle dotate delle qualità richieste.
Da cosa dipendono chiarezza e semplicità
La chiarezza e la semplicità dipendono dal linguaggio. Quindi, dalle parole usate e dalla lunghezza ed articolazione delle frasi usate per comunicare le informazioni richieste.
Frasi brevi e parole semplici possono fare la differenza in termini di chiarezza come il giorno rispetto alla notte.
Purtroppo, sono ancora molte le informative che usano un gergo troppo “legalese” o “burocratese”.
Questo linguaggio è inadatto per i non addetti ai lavori, cioè per la maggior parte delle persone.
Ma non è soltanto una questione di linguaggio! Chiarezza e semplicità dipendono anche dal modo in cui le informazioni sono presentate.
Una informativa mal strutturata e formattata riduce la leggibilità, a prescindere dalle parole usate.
Informativa privacy: occhio al linguaggio!
Partiamo da un esempio concreto tratto da un modello di documento pubblicato sul web.
Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del Regolamento, previo il Suo consenso espresso in calce alla presente informativa, i Suoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e per l’ulteriore periodo necessario ad ottemperare agli obblighi normativi.
Escludiamo per un attimo gli errori. La frase non sembra affatto concisa, facilmente comprensibile ed espressa con un linguaggio chiaro e semplice.
Questo è evidente se ci mettiamo nei panni di un interessato che non ha una formazione giuridica e non conosce nulla di privacy!
Come potrebbe comprendere meglio questo frammento di comunicazione?
I suoi dati saranno trattati per il periodo di tempo richiesto per realizzare gli scopi per i quali sono stati raccolti e per soddisfare gli obblighi di legge. Al termine di tale periodo i suoi dati saranno cancellati o resi anonimi.
Come strutturare e formattare l’informativa
Il documento dell’informativa può essere strutturato sulla base delle diverse informazioni richieste dagli art. 13 e 14 del GDPR.
Ad ogni sezione può essere dato un titolo chiaro e ben formattato. L’uso di titoli chiari e di una formattazione può migliorare la leggibilità del documento.
Inoltre, aiuta il lettore ad inquadrare il contesto in cui si inseriscono le informazioni fornite.
L’art. 12 del GDPR ammette la possibilità di accompagnare le informazioni ad icone standardizzate per migliorare la leggibilità e la comprensibilità del testo. Se ne parla in modo più approfondito in questo articolo.
Chi vuole, trova sotto il link ad un modello da scaricare. E’ un esempio di informativa predisposto sulla base di quanto scritto in questo post.
E riguarda il caso di un trattamento di dati personali relativo alla gestione ed amministrazione del rapporto di lavoro.